Skuteczna rekrutacja nie kończy się na podpisaniu umowy z nowym pracownikiem. Ogromnym wyzwaniem jest utrzymanie pracownika w organizacji. Jednym z powodów, dla których rekruci nie decydują się na pozostanie w firmie po okresie próbnym jest niska jakość programu onboardingowego. Czym jest onboarding? Jakie są złote zasady skutecznego onboardingu? Jakie korzyści może przynieść organizacji?

 

Onboarding: podstawowe zasady

 

Proces onboardingu polega na adaptacji pracownika do nowego miejsca pracy. Obecnie stanowi jedno z większych wyzwań działów HR. Zarówno firma, jak i agencja rekrutacyjna mają coraz trudniejsze zadanie, aby zrekrutować wykwalifikowanych pracowników. Onboarding to sposób na to, aby wysiłki poczynione na etapie rekrutacji nie zostały zniweczone.

Czas trwania

Na pytanie o czas trwania onboardingu nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Jest to indywidualna kwestia, która zależy od wielu czynników, w tym wielkości organizacji oraz zakresu obowiązków. Inaczej będzie przebiegał onboarding pracownika rekrutowanego na stanowisko „juniora”, a inaczej na osobę „senior”, która ma zarządzać kilkoma działami w firmie.

Ważne, aby proces był dobrze zaplanowany i rozłożony w czasie. Należy unikać przeciążenia pracownika zbyt dużą ilością danych. Doświadczenia pokazują, że onboarding może trwać od jednego nawet do kilku miesięcy.

Istotną kwestią jest również to, kiedy powinien rozpocząć się onboarding. Często między decyzją o zatrudnieniu, a fizycznym rozpoczęciem pracy mija kilka tygodni/miesięcy. Dobrą praktyką jest pozostanie w kontakcie z wybranym kandydatem oraz przekazanie informacji dotyczących logistyki pierwszego dnia pracy z wyprzedzeniem.

Zakres onboardingu

Organizacji powinno zależeć, aby pracownik zapoznał się nie tylko z zakresem swoich obowiązków i bezpośrednim przełożonym, ale również z kulturą nowego miejsca pracy, w tym misją i wartościami. Ma to wpływ na budowanie więzi z firmą, a w efekcie związanie się z nią na dłużej.

W szczególności, onboarding swym zakresem powinien objąć następujące elementy:

• strategia, misja i wartości firmy
• kultura i struktura organizacyjna
• logistyka biura
• obowiązujące procedury (m.in. komunikacja, rozliczenia, bezpieczeństwo danych)
• zakres obowiązków
• możliwości rozwoju (m.in. awans, szkolenia)
• struktura zespołu
• obsługa urządzeń.

Dobrą praktyką jest przygotowanie miejsca pracy (biurko, komputer) oraz planu działania dla nowego pracownika już na pierwszy dzień w firmie. Należy zadbać o pozytywne doświadczenia od samego początku, aby pracownik czuł się potrzebny i zaopiekowany, a nie pozostawiony sam sobie.

Kto organizuje onboarding?

Odpowiedź na to pytanie również zależy od indywidualnych uwarunkowań organizacji. Onboarding zaczyna się już w trakcie rekrutacji. Można więc stwierdzić, że pierwsze działania w tym zakresie podejmuje agencja HR, przekazując najważniejsze informacje na temat firmy i stanowiska pracy.

Po podjęciu decyzji o zatrudnieniu, agencja rekrutacyjna przekazuje pałeczkę działom HR. Jednak pozostawienie onboardingu tylko i wyłącznie na ich barkach jest dużym błędem. Działy HR mają bezpośredni kontakt z rekrutem i mają pełne predyspozycje, aby zarządzić tym procesem. Jednak, aby onboarding był skuteczny, wymaga zaangażowania przedstawicieli wielu działów. Dla przykładu to lider zespołu, do którego dołączy nowy pracownik powinien opracować wytyczne dotyczące danego stanowiska pracy. Podobnie, informacje na temat procedur finansowych czy w zakresie IT najlepiej przekażą przedstawiciele tychże działów.

Forma onboardingu

Przed pandemią za najskuteczniejszą formę procesu onboardingu uchodziły bezpośrednie spotkania i szkolenia. Rzeczywistość się jednak zmieniła. Tak jak ograniczona możliwość bezpośrednich spotkań jest niewątpliwie dużą stratą, tak wymuszenie konieczności zautomatyzowania pewnych elementów onboardingu ma swoje korzyści.

Coraz bardziej popularnym staje się opracowanie programu onboardingu, który składa się z modułów realizowanych online. W zależności od zakresu danego modułu, wiedza przekazywana jest w formie pakietu dokumentów, wcześniej nagranych tutoriali, gier sprawdzających postępy czy spotkań online. Proces onboardingowy na miarę XXI wieku jest też w pełni zautomatyzowany w takim znaczeniu, że przedstawiciel działu HR nie musi na bieżąco dopytywać się o postępy, a ma do nich podgląd w systemie IT.

Onboarding: korzyści

Starannie przemyślany i przeprowadzony onboarding to korzyści zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. W przypadku pracownika, to przede wszystkim przełożenie na większe zaangażowanie, motywację i efektywność pracy. W przypadku pracodawcy, onboarding przekłada się na większą lojalność i zadowolenie zespołu. To niezwykle ważny element budowania employer brandingu, tj. wizerunku atrakcyjnego pracodawcy. Jednak na tym nie koniec. Onboarding to również korzyści natury finansowej. Zmniejszenie rotacji oraz zwiększenie efektywności pracy w sposób bezpośredni przekładają się na ograniczenie kosztów i potencjalnie wyższe zyski.