Praca w systemie ATS – czy warto z niego korzystać podczas rekrutacji?
Proces rekrutacji nowych pracowników może być dla rekrutera nie lada wyzwaniem. Zwłaszcza, gdy nabór jest prowadzony na dużą skalę, a aplikacje, które trzeba przeanalizować, liczone są w dziesiątkach lub nawet setkach egzemplarzy. Jak zatem zarządzać nimi, aby się nie pogubić i nie przeoczyć czegoś istotnego? W takich sytuacjach z pomocą przychodzi system ATS. W tym artykule przedstawimy zalety pracy w tym nim – prezentując korzyści, jakie płyną z jego użytkowania.
System ATS – czym jest?
Skrót „ATS” pochodzi od nazwy „Applicant Tracking System”, czyli System Śledzenia Aplikacji. Nazwa wywodzi się od pierwotnego i niegdyś jedynego przeznaczenia tego systemu. Polegało ono na digitalizowaniu papierowych wersji curriculum vitae kandydatów do pracy i archiwizowaniu ich w systemie w postaci cyfrowej. Dzięki temu można było wyszukiwać w bazie te osoby, których CV spełniało określone kryteria.
Obecnie funkcjonalności systemów ATS są duże szersze i obejmują przede wszystkim automatyzacje takich czynności rekrutacyjnych, jak:
- zdobywanie nowych kandydatów i komunikację z nimi,
- wymianę informacji między rekrutującymi a innymi pracownikami firmy,
- gromadzenie danych o kandydatach w bazie rekrutacyjnej,
- zarządzanie danymi zgodnie z przepisami RODO,
- generowanie raportów na temat wskaźników rekrutacyjnych.
Zalety systemu ATS
Zaletą pierwszej funkcjonalności systemu ATS była przede wszystkim duża oszczędność czasu w procesie rekrutacyjnym i wyższa skuteczność w wyszukiwaniu kandydatów. Aplikacje nie są analizowane każdorazowo przez rekrutera, ale automatycznie przez system, który rozpoznaje nagłówki oraz frazy kluczowe w dokumentach aplikacyjnych i właśnie na tej podstawie wybiera tylko te, które spełniają kryteria rekrutacyjne. Dopiero wówczas wyselekcjonowane dokumenty trafiają w ręce rekrutującego w danej firmie lub do HR managera albo specjalisty HR w agencji rekrutacyjnej.
Oszczędność pieniędzy dzięki systemowi ATS
Dzięki automatyzacji procesu rekrutacji firmy oszczędzają środki finansowe, ponieważ ATS pomaga zwiększyć prawdopodobieństwo zatrudnienia właściwego kandydata, ustrzegając tym samym firmę przed nawiązaniem współpracy z niewłaściwym kandydatem. Jak wiadomo, zatrudnienie osoby niespełniającej wymagań może generować wiele kłopotliwych sytuacji służbowych. W tym takich, które tworzą dodatkowe i niepotrzebne koszty. ATS pozwala skutecznie unikać tego typu incydentów.
Ponadto sprawnie działający system ATS znacznie odciąża rekrutera w jego codziennych obowiązkach i pozwala mu w tym czasie na wykonywanie innych zadań. Umożliwia to nie tylko oszczędność środków finansowych, ale również pozostałych zasobów – przede wszystkim cennego czasu.
Szybkość pracy z danymi rekrutacyjnymi
Dzięki systemowi śledzenia aplikacji rekrutacyjnych w szybki sposób można zarządzać wyszukiwaniem kandydatów z własnej bazy, a także publikować ogłoszenia o pracę w serwisach branżowych. Komunikacja z kandydatami staje się dużo szybsza, ponieważ system ATS potrafi automatycznie punktować odpowiedzi na pytania udzielone przez kandydata w formularzu rekrutacyjnym, co znacznie odciąża rekrutera na tym etapie procesu zatrudnienia.
Łatwe zarządzanie procesem rekrutacyjnym w systemie ATS
Istotą i jednocześnie dużą zaletą dobrego systemu ATS jest łatwość komunikacji z kandydatami. Program ATS jest zwykle wyposażony w moduł wysyłki automatycznych powiadomień, co redukuje czas poświęcony przez rekrutera na ręczne odpisywanie do kandydatów – zarówno na wiadomości e-mail jak i SMS. Dzięki temu nie wykonuje on samodzielnie powtarzalnych, żmudnych czynności, gdyż w ATS są realizowane w pełni automatycznie.
Wysoki poziom zadowolenia kandydata z rekrutacji
Zaletą wdrożenia systemu ATS do procesu rekrutacyjnego – z punktu widzenia kandydata – jest zwiększenie zadowolenia z rekrutacji. Jest ona oceniana pozytywnie nawet wówczas, gdy nie zakończyła się zatrudnieniem. Dzieje się tak dlatego, że cały proces przebiega szybko, więc kandydat nie musi długo czekać na decyzję i tym samym może angażować się w kolejne aplikacje.
Dzięki funkcjonowaniu systemu ATS ocena pracodawcy (również w przypadku odrzucenia aplikacji) nie jest negatywna, ponieważ firma sprawnie przetwarza dokumenty i szybko udziela kandydatowi informacji zwrotnej o przebiegu aplikacji. Kandydat nie będzie sfrustrowany i nawet jeśli nie zostanie zatrudniony to być może weźmie udział w kolejnym projekcie rekrutacyjnym, ponieważ jego doświadczenie ogólne doświadczenie rekrutacji będzie pozytywne. Wszystko za sprawą szybkiego, automatycznego feedbacku, jaki zapewnia system ATS.
Czy warto korzystać z systemu ATS?
Bez wątpienia warto korzystać z systemu śledzenia aplikacji. Największą zaletą jego wdrożenia w procedury firmy jest ogólna oszczędność czasu w procesie rekrutacyjnym. Wynika ona z tego, że wiele czynności wykonywanych dotąd w sposób manualny, system ATS realizuje automatycznie. Począwszy od selekcji nadesłanych dokumentów aplikacyjnych, przez komunikację z kandydatami, po raportowanie wskaźników rekrutacyjnych. Skrócenie potrzebnego czasu na wielu etapach projektu rekrutacyjnego gwarantuje oszczędność pieniędzy, a także obustronną satysfakcję i pozytywne doświadczenie rekrutacji – zarówno po stronie pracodawcy jak i po stronie kandydata.
